لماذا تخسر المحلات في المخزون؟
المخزون نقود موضوعة على الرفوف. حين يكون أكثر من اللازم تتجمد السيولة ويتلف جزء منه، وحين يكون أقل يضيع البيع ويذهب العميل إلى غيرك. وأكثر ما يؤلم أن الفرق بين ما في الدفاتر وما على الرف يكبر بصمت حتى يظهر في آخر السنة.
الخطوات
- وحّد بطاقة الصنف: اسم واضح، وكود فريد، ووحدة القياس (قطعة، كرتونة، كيلو) ومعامل التحويل بينها، وسعر البيع، وتصنيف.
- سجّل الرصيد الافتتاحي بجرد فعلي لا بالتقدير، صنفًا صنفًا وبتكلفته.
- اجعل كل حركة بمستند: استلام من مورد، وفاتورة بيع، ومرتجع، وتحويل بين مستودعين، وتسوية جرد. لا حركة دون مستند.
- حدد نقطة إعادة الطلب للأصناف الأساسية (الطريقة أدناه).
- اختر طريقة تقييم واحدة واستمر عليها.
- ضع جدول جرد دوري حسب أهمية الصنف.
- راجع تقريرًا شهريًا: الأصناف الراكدة، والأكثر بيعًا، وفروقات الجرد.
نقطة إعادة الطلب: المعادلة ومثال
نقطة إعادة الطلب = متوسط البيع اليومي × مدة التوريد (بالأيام) + مخزون الأمان
مخزون الأمان كمية احتياطية تغطي زيادة البيع المفاجئة أو تأخر المورد. من الطرق البسيطة لحسابه:
مخزون الأمان = (أعلى بيع يومي × أطول مدة توريد) − (متوسط البيع اليومي × متوسط مدة التوريد)
مثال
محل مواد غذائية يبيع من صنف زيت الطعام:
| البيان | القيمة |
|---|---|
| متوسط البيع اليومي | 20 عبوة |
| أعلى بيع يومي | 28 عبوة |
| متوسط مدة التوريد | 5 أيام |
| أطول مدة توريد | 6 أيام |
- مخزون الأمان = (28 × 6) − (20 × 5) = 168 − 100 = 68 عبوة
- نقطة إعادة الطلب = (20 × 5) + 68 = 168 عبوة
عندما يصل الرصيد إلى 168 عبوة تُرسل طلب الشراء. وراجع الأرقام كل فترة، فالمواسم مثل رمضان والأعياد تغيّر متوسط البيع.
تقييم المخزون: الوارد أولًا والمتوسط المرجح
ينص معيار المحاسبة الدولي 2 (المخزون) على قياس المخزون بالتكلفة أو صافي القيمة القابلة للتحقق أيهما أقل، ويسمح للأصناف القابلة للتبادل بطريقتين: الوارد أولًا صادر أولًا أو المتوسط المرجح للتكلفة، أما الأصناف غير القابلة للتبادل فتُقيَّم بتكلفتها المحددة لكل قطعة.
مثال مقارن
اشتريت 100 قطعة بسعر 10 ثم 100 قطعة بسعر 12، وبعت 150 قطعة.
| الوارد أولًا صادر أولًا | المتوسط المرجح | |
|---|---|---|
| طريقة الحساب | أول 100 بسعر 10، ثم 50 بسعر 12 | المتوسط = (1,000 + 1,200) ÷ 200 = 11 |
| تكلفة البضاعة المباعة | 1,000 + 600 = 1,600 | 150 × 11 = 1,650 |
| قيمة المخزون الباقي (50 قطعة) | 50 × 12 = 600 | 50 × 11 = 550 |
حين ترتفع الأسعار يعطي الوارد أولًا تكلفة بيع أقل ومخزونًا أعلى قيمة، والمتوسط المرجح يمهّد التقلبات. في البرامج التي تسجل كل حركة لحظيًا يُعاد حساب المتوسط مع كل استلام جديد (المتوسط المتحرك). المهم أن تختار طريقة وتلتزم بها، وأن تستشير محاسبك في ما يناسب نشاطك ومتطلبات بلدك.
الجرد: الشامل والدوري
- الجرد الشامل: عدّ كل الأصناف مرة على الأقل في السنة، عادة عند الإقفال، مع إيقاف الحركة أثناء العد.
- الجرد الدوري: عدّ جزء من الأصناف بانتظام دون إيقاف العمل. قسّم الأصناف حسب قيمتها:
| الفئة | ما تمثله تقريبًا | تكرار الجرد المقترح |
|---|---|---|
| أ | قليل من الأصناف يمثل معظم قيمة المخزون | شهريًا |
| ب | أصناف متوسطة القيمة | كل ربع سنة |
| ج | أصناف كثيرة قليلة القيمة | مرتين في السنة |
عند كل جرد: اطبع قائمة العد دون إظهار الرصيد الدفتري حتى لا يتأثر العادّ، ثم قارن، وابحث عن سبب كل فرق كبير قبل تسجيل التسوية.
الباركود والمستودعات
- الباركود يقلل أخطاء البيع (صنف بسعر صنف آخر) ويسرّع الجرد. للأصناف التي ليس عليها باركود من المصنع اطبع ملصقات داخلية.
- أكثر من مستودع أو فرع: اجعل لكل موقع رصيده، وانقل البضاعة بمستند تحويل يخرجها من موقع ويدخلها في الآخر. التحويل «باليد» دون مستند من أكبر أسباب الفروقات.
- الدفعات وتواريخ الانتهاء للأغذية والأدوية ومستحضرات التجميل، والأرقام التسلسلية للأجهزة والضمانات.
أشهر أسباب العجز وكيف تمنعها
| السبب | الوقاية |
|---|---|
| أخطاء الاستلام (كمية أقل من الفاتورة) | عدّ عند الاستلام ومطابقته مع أمر الشراء |
| التلف وانتهاء الصلاحية | تتبع الدفعات وبيع الأقدم أولًا على الرف |
| السرقة الداخلية أو الخارجية | فصل مهام الاستلام والبيع والجرد، وجرد مفاجئ للأصناف الثمينة |
| بيع صنف بكود صنف آخر | البيع بالباركود |
| تحويل بين الفروع دون مستند | منع أي حركة دون مستند |
| أخطاء وحدات القياس (كرتونة مقابل قطعة) | ضبط معاملات التحويل في بطاقة الصنف |
مؤشرات تتابعها كل شهر
| المؤشر | المعادلة | ما يخبرك به |
|---|---|---|
| معدل دوران المخزون | تكلفة البضاعة المباعة ÷ متوسط قيمة المخزون | كم مرة «تبيع» مخزونك في الفترة |
| أيام المخزون | 365 ÷ معدل الدوران السنوي | كم يومًا يكفيك المخزون الحالي |
| نسبة فروقات الجرد | قيمة الفروقات ÷ قيمة المخزون | مدى دقة سجلاتك |
مثال: تكلفة البضاعة المباعة في السنة 600,000، ومتوسط المخزون 100,000 → الدوران = 6 مرات، وأيام المخزون = 365 ÷ 6 ≈ 61 يومًا. إن كان المورد يورّد خلال أسبوع فأنت تحمل مخزونًا أكثر من حاجتك على الأرجح، وتستطيع خفضه وتحرير جزء من السيولة.
انتبه أيضًا إلى الأصناف الراكدة التي لم تُبع منذ 90 يومًا أو أكثر: خفّض سعرها أو اجمعها في عروض أو أوقف طلبها، قبل أن تتلف أو تفقد قيمتها.
الخلاصة
سجّل كل حركة بمستند، واجرد دوريًا حسب أهمية الصنف، واحسب نقطة إعادة الطلب ومخزون الأمان للأصناف الأساسية، والتزم بطريقة تقييم واحدة من اللتين يسمح بهما المعيار الدولي. البيع والجرد بالباركود وتحويلات موثقة بين المستودعات يمنعان معظم أسباب العجز. ولمعرفة أثر المخزون على الضريبة في بلدك راجع ضريبة القيمة المضافة في مصر أو حساب ضريبة القيمة المضافة في السعودية.