لماذا نجرد المخزون؟
أرصدة النظام تعكس ما سُجّل، أما الجرد فيكشف ما هو موجود فعلًا. بين الاثنين تظهر فروق بسبب التلف والسرقة وأخطاء الاستلام والصرف والبيع دون تسجيل. وإذا بقيت هذه الفروق فستكون تكلفة المبيعات والأرباح وقيمة المخزون في الميزانية غير دقيقة.
والجرد مفيد أيضًا لأغراض أخرى:
- معرفة الأصناف الراكدة أو منتهية الصلاحية قبل أن تتحول إلى خسارة.
- تحديد الأصناف التي تحتاج إعادة طلب.
- كشف ثغرات الرقابة، كمن يملك مفتاح المخزن أو من يسجّل الاستلام.
- تقديم أرقام موثوقة للمحاسب والبنك والشريك.
أنواع الجرد: شامل ودوري
| النوع | المعنى | يناسب |
|---|---|---|
| الجرد الشامل | عدّ جميع الأصناف في يوم أو أيام متتالية | نهاية السنة، والمحلات الصغيرة |
| الجرد الدوري (المتناوب) | عدّ مجموعة أصناف أو قسم كل فترة | المخازن الكبيرة والأصناف عالية القيمة |
| الجرد المفاجئ | عدّ صنف أو رفّ دون إنذار مسبق | الرقابة وكشف التلاعب |
للمحلات الصغيرة أنسب أسلوب هو جرد شامل مرة أو مرتين في السنة، مع جرد مفاجئ شهري لعدد قليل من الأصناف الأعلى قيمة أو الأكثر فقدانًا.
التحضير قبل يوم الجرد
الأخطاء الكبيرة في الجرد تحدث غالبًا بسبب ضعف التحضير لا بسبب العد نفسه. جهّز ما يلي:
- حدّد الموعد: اختر يومًا هادئًا، ويُفضّل أن يكون قريبًا من تاريخ الإقفال.
- كوّن الفرق: شخصان لكل منطقة، أحدهما يعدّ والآخر يسجّل، ولا يجرد أحد القسم الذي يتولى أمانته وحده.
- رتّب المخزن: اجمع الأصناف المتشابهة معًا، وافصل البضاعة التالفة أو المرتجعة في مكان معلّم.
- أنهِ المستندات المعلّقة: سجّل كل فواتير الشراء وأذونات الاستلام وفواتير البيع والمرتجعات حتى آخر لحظة قبل العد.
- اطبع قائمة الجرد: قائمة جرد المخزون تتضمن اسم الصنف وكوده والموقع والوحدة، ويُفضّل إخفاء الكمية المسجّلة في النظام عن العادّين كي لا يتأثروا بها.
- جهّز الأدوات: ملصقات للأرفف المعدودة، وأقلامًا، وأجهزة مسح الباركود إن توفرت.
الخطوات
- أوقف الحركة: أوقف البيع والاستلام والصرف أثناء العد، أو سجّل أي حركة تحدث في ورقة مستقلة بوقتها.
- اطبع أو صدّر أرصدة النظام: احتفظ بنسخة مؤرخة من الأرصدة لحظة بدء الجرد لتقارن بها لاحقًا.
- عُدّ الأصناف فعليًا: عدّ كل رف أو منطقة بالكامل ثم علّمها بملصق «تم العد». سجّل الكمية بالوحدة المعتمدة في النظام، وانتبه للعبوات المفتوحة.
- أعد العد للأصناف المشكوك فيها: يعدّ فريق ثانٍ الأصناف التي ظهر فيها فرق كبير، ولا يطّلع على نتيجة الفريق الأول.
- طابق النتائج مع النظام: احسب الفرق لكل صنف: الكمية الفعلية ناقص كمية النظام.
- حلّل أسباب الفروقات: راجع حركات الصنف خلال الفترة وابحث عن الفواتير غير المسجلة أو الوحدات الخاطئة أو الأصناف المتشابهة المتبادلة.
- قيّم الفروق واعتمدها: اضرب الفرق في تكلفة الوحدة، وارفع القائمة لصاحب القرار للموافقة قبل التسوية.
- سجّل التسوية: أثبت قيود التسوية بتاريخ الجرد وأرفق بها قائمة العد وسبب الفرق.
- عالج الأسباب: عدّل الإجراءات التي سببت الفروق، وأقفل الفترة وفق خطواتك المعتادة.
كيف تعالج فروقات الجرد؟
قبل أي قيد، افهم نوع الفرق:
| الحالة | الأسباب الشائعة | الإجراء |
|---|---|---|
| عجز (الفعلي أقل من النظام) | تلف، سرقة، بيع غير مسجل، خطأ في الصرف | تحقق ثم سجّل خسارة عجز المخزون |
| زيادة (الفعلي أكثر من النظام) | استلام غير مسجل، مرتجع لم يُدخل، خطأ عد سابق | تحقق ثم أضف الكمية إلى المخزون مع توثيق السبب |
| فرق في الوحدة أو الباركود | بيع صنف على كود صنف آخر | صحّح الكودين وسوِّ الفرق بينهما |
مثال
رصيد صنف في النظام 120 وحدة، وتكلفة الوحدة 25، فتكون القيمة 3,000. أظهر العد الفعلي 112 وحدة، أي عجز 8 وحدات بقيمة 200 (8 × 25). وفي صنف آخر رصيد النظام 40 وحدة بتكلفة 15، وأظهر العد 44 وحدة، أي زيادة 4 وحدات بقيمة 60 (4 × 15).
بعد التحقق والاعتماد يكون القيد كما يلي، بعملة شركتك:
- للعجز: من حساب «خسائر عجز المخزون» 200 إلى حساب «المخزون» 200.
- للزيادة: من حساب «المخزون» 60 إلى حساب «فروقات جرد دائنة» 60.
وصافي الأثر على الأرباح هو خسارة 140. وتختلف تسمية الحسابات من شركة لأخرى بحسب دليل حساباتك، فاسأل محاسبك عن الحساب الأنسب.
قواعد عملية للتسوية
- لا تُخفِ العجز بتعديل الكميات دون قيد وتوثيق، لأن ذلك يُضيّع أثر المشكلة.
- ضع حدًّا داخليًا للفروق المقبولة، وارفع ما يتجاوزه للإدارة للتحقيق.
- لا تجمع الفروق بين صنفين مختلفين لتبدو النتيجة صفرًا؛ فلكل صنف تكلفته.
- احتفظ بقوائم العد الموقّعة مع مستندات التسوية.
الجرد وضريبة القيمة المضافة
قد تتأثر بعض معالجات الفروقات والبضاعة الخارجة دون مقابل بقواعد الضريبة في بلدك. ففي السعودية، على سبيل المثال، يُعد تقديم السلع دون مقابل توريدًا مفترضًا يحتسب المورد ضريبته في إقراره، بشرط استيفاء القواعد والشروط. ولا يُعد توريدًا مفترضًا تقديم هدايا وعينات للترويج بشرط ألا تتجاوز قيمتها السوقية 200 ريال غير شاملة الضريبة لكل متلقٍّ في السنة التقويمية، وهي قيمة ذكرتها اللائحة التنفيذية بنسختها المعدلة في أكتوبر 2021 وقت الكتابة.
لذلك إذا كانت فروقات الجرد ناتجة عن هدايا أو عينات أو بضاعة أُخذت للاستعمال الشخصي، فوثّقها حين تحدث بدل أن تتركها للجرد. وللتفاصيل الضريبية الخاصة بدولتك راجع الجهة الضريبية أو محاسبك. ويمكنك قراءة دليل ضريبة القيمة المضافة في السعودية إن كان نشاطك هناك.
أخطاء شائعة في الجرد
- العد أثناء استمرار البيع والاستلام دون تسجيل الحركات.
- إهمال البضاعة الموجودة خارج المخزن، كالأمانات لدى العملاء أو البضاعة في الطريق.
- خلط الوحدات، كالكرتون والقطعة، في القائمة نفسها.
- ترك البضاعة التالفة أو منتهية الصلاحية ضمن المخزون بقيمتها الكاملة.
- تسوية الفروقات قبل البحث عن أسبابها.
- عدم مراجعة الأصناف ذات الدفعات أو الأرقام التسلسلية بالدفعة والرقم.
كيف يساعدك تطبيق المخزون؟
للاستزادة، اقرأ إدارة المخزون للمحلات والشركات الصغيرة وقائمة مراجعة إقفال الحسابات نهاية السنة.
الخلاصة
- الجرد يبدأ بالتحضير: أنهِ المستندات المعلّقة، ورتّب المخزن، وحدّد الفرق.
- عُدّ الأصناف مرتين عند الشك، وقارن النتيجة بنسخة مؤرخة من أرصدة النظام.
- حلّل سبب كل فرق قبل التسوية، ثم قيّمه بتكلفة الوحدة واعتمده وسجّله بقيد موثّق.
- راجع أثر الفروقات والبضاعة الخارجة دون مقابل على الضريبة بحسب قواعد دولتك.
- اجعل الجرد المفاجئ عادة شهرية، فهو أرخص من اكتشاف المشكلة نهاية السنة.