يشرح هذا الدليل من تشمله المرحلة الثانية، وما المطلوب تقنيًا ونظاميًا، وخطوات الربط ببوابة فاتورة، وأكثر الأخطاء شيوعًا.
ما المرحلة الثانية ومن تشمل؟
بدأت الفاتورة الإلكترونية على مرحلتين:
| المرحلة | الاسم | تاريخ البدء | ما المطلوب |
|---|---|---|---|
| الأولى | الإصدار | 4 ديسمبر 2021 | إصدار الفواتير وحفظها إلكترونيًا من نظام متوافق |
| الثانية | الربط والتكامل | 1 يناير 2023 (الموجة الأولى) | ربط النظام بمنصة فاتورة واعتماد الفواتير أو الإبلاغ عنها |
الموجات وطريقة الاستهداف
لا تُطبَّق المرحلة الثانية على الجميع في يوم واحد، بل على موجات تحددها الهيئة بناءً على الإيرادات الخاضعة لضريبة القيمة المضافة في سنة أو سنوات مرجعية. بدأت الموجة الأولى بالمنشآت التي تجاوزت إيراداتها 3 مليارات ريال، ثم انخفض الحد تدريجيًا موجةً بعد أخرى. ووفق إعلان الهيئة في سبتمبر 2025، شملت الموجة الرابعة والعشرون المنشآت التي تجاوزت إيراداتها الخاضعة للضريبة 375,000 ريال في 2022 أو 2023 أو 2024، على أن يكتمل ربطها في موعد لا يتجاوز 30 يونيو 2026. وقد انقضى هذا الموعد؛ فإن كانت منشأتك ضمن هذه الموجة ولم تُكمل الربط بعد، فتواصل مع الهيئة وانتقل إلى حل مرتبط دون تأخير. ثم أعلنت الهيئة في يوليو 2026 الموجة الخامسة والعشرين للمنشآت التي تجاوزت إيراداتها الخاضعة للضريبة 187,500 ريال في 2022 أو 2023 أو 2024 أو 2025، على أن يكتمل ربطها في موعد لا يتجاوز 1 فبراير 2027. تحقق من موجتك وموعدك من صفحة الهيئة.
القاعدة الثابتة: تُبلغ الهيئة كل منشأة مستهدفة مباشرة قبل ستة أشهر على الأقل من موعد ربطها. فإن لم يصلك إشعار، تابع أخبار الهيئة وبوابة فاتورة.
متطلبات المرحلة الثانية
1. صيغة XML وفق معيار UBL 2.1
تُنشأ كل فاتورة وإشعار دائن أو مدين ملفَّ XML وفق المعيار الذي حددته الهيئة (المبني على UBL 2.1). يمكن أن تُطبع أو تُرسل بصيغة PDF للعميل، لكن الأصل النظامي هو الملف الإلكتروني.
2. الختم التشفيري ومعرّف الختم (CSID)
يحصل كل نظام (أو كل وحدة إصدار فواتير) على شهادة ختم تشفيري من الهيئة تُسمى CSID. يُستخدم الختم لتوقيع الفواتير المبسطة إلكترونيًا، وللدخول إلى خدمات الاعتماد والإبلاغ.
3. رمز QR
يجب أن تحمل الفاتورة رمز QR. في المرحلة الثانية يضم الرمز حقولًا إضافية مثل بصمة الفاتورة والتوقيع، إلى جانب اسم البائع ورقمه الضريبي وتاريخ الفاتورة وإجماليها والضريبة.
4. التسلسل وعدم قابلية التعديل
لكل فاتورة عدّاد تسلسلي وبصمة (Hash) للفاتورة السابقة، فتتكوّن سلسلة لا يمكن العبث بها. لا تُحذف الفاتورة ولا تُعدّل بعد إصدارها؛ التصحيح يكون بإشعار دائن أو مدين.
الاعتماد مقابل الإبلاغ
هذا أهم ما يجب فهمه في المرحلة الثانية:
| الفاتورة الضريبية (Standard) | الفاتورة الضريبية المبسطة (Simplified) | |
|---|---|---|
| العميل المعتاد | منشأة أو جهة حكومية (B2B / B2G) | فرد غير مسجل في الضريبة (B2C) |
| الآلية | الاعتماد (Clearance) | الإبلاغ (Reporting) |
| التوقيت | قبل تسليمها للعميل | خلال 24 ساعة من إصدارها |
| من يضع الختم | الهيئة بعد التحقق | نظامك بشهادة CSID |
| متى تصبح صالحة | بعد اعتماد الهيئة | فور إصدارها، ثم يُبلَّغ عنها |
في الاعتماد، يرسل نظامك الفاتورة إلى منصة فاتورة، فتتحقق منها الهيئة وتعيدها مختومة، وعندها فقط تُسلَّم للعميل. وفي الإبلاغ، يختم نظامك الفاتورة المبسطة ويسلّمها للعميل فورًا، ثم يرسلها إلى الهيئة خلال 24 ساعة. للتفصيل في الفرق بين النوعين اقرأ الفرق بين الفاتورة الضريبية والفاتورة الضريبية المبسطة.
الخطوات
- تأكد من موجتك. راجع إشعار الهيئة أو بوابة فاتورة لمعرفة موعد الربط المطلوب منك.
- اختر نظامًا متوافقًا مع المرحلة الثانية. يجب أن يُنشئ XML بالمعيار المطلوب، ويختم الفواتير، ويتصل بمنصة فاتورة للاعتماد والإبلاغ.
- استكمل بيانات منشأتك. الاسم النظامي كما في شهادة التسجيل الضريبي، والرقم الضريبي، والعنوان الوطني كاملًا (رقم المبنى، الشارع، الحي، المدينة، الرمز البريدي، الرقم الإضافي).
- استكمل بيانات العملاء من المنشآت. الاسم والعنوان والرقم الضريبي، أو معرّف آخر كالسجل التجاري إن لم يكن العميل مسجلًا.
- ادخل إلى بوابة فاتورة بحساب منشأتك في خدمات الهيئة الإلكترونية، وأنشئ رمز التفعيل (OTP).
- أدخل رمز التفعيل في نظامك خلال مدة صلاحيته. يُنشئ النظام طلب الشهادة ويحصل على شهادة الامتثال.
- اجتز فحوص الامتثال. يرسل النظام فواتير تجريبية من الأنواع التي ستصدرها (ضريبية، مبسطة، إشعارات)، ولا تُمنح شهادة الإنتاج قبل نجاحها.
- احصل على شهادة الإنتاج (Production CSID) وابدأ الإصدار الفعلي.
- راقب الحالات يوميًا. تابع الفواتير المرفوضة أو المعلّقة وصحّحها بإشعار دائن ثم فاتورة جديدة، ولا تترك فاتورة مبسطة دون إبلاغ أكثر من 24 ساعة.
ماذا يتغير في عملك اليومي بعد الربط؟
- عند البيع لمنشأة: تنتظر اعتماد الفاتورة قبل إرسالها أو طباعتها للعميل، وهو عادة أمر يتم آليًا في نظامك.
- عند البيع للأفراد: يحصل العميل على فاتورته فورًا، ويتولى النظام الإبلاغ عنها في الخلفية.
- عند الخطأ: بدل تعديل الفاتورة تصدر إشعارًا دائنًا أو مدينًا يشير إلى الفاتورة الأصلية، ثم فاتورة صحيحة إن لزم.
- عند تغيير الجهاز أو النظام: كل وحدة إصدار فواتير تحتاج شهادتها الخاصة، فتحتاج إلى رمز تفعيل جديد من بوابة فاتورة.
- المتابعة: يصبح لديك سجل بحالة كل فاتورة (معتمدة، مُبلَّغ عنها، مرفوضة) يجب مراجعته بانتظام.
أخطاء شائعة يجب تجنبها
- تسليم الفاتورة الضريبية قبل اعتمادها. الفاتورة غير المعتمدة ليست صالحة نظاميًا.
- عنوان ناقص. العنوان الوطني من الحقول المطلوبة، ونقص أحد أجزائه كرقم المبنى أو الرمز البريدي قد يؤدي إلى رفض الفاتورة أو قبولها مع تحذير.
- إصدار فاتورة مبسطة لمنشأة مسجلة. إذا كان العميل منشأة تحتاج الفاتورة لخصم ضريبة المدخلات، فأصدر فاتورة ضريبية كاملة.
- حذف الفواتير أو إلغاؤها يدويًا. التصحيح بإشعار دائن أو مدين فقط.
- ربط ضرائب خاطئ. كل بند صفري أو معفى يحتاج سببًا صحيحًا في الفاتورة؛ راجع كيف تحسب ضريبة القيمة المضافة 15%.
- تأجيل الربط حتى آخر أسبوع. فحوص الامتثال وتصحيح البيانات تستغرق وقتًا.
الخلاصة
المرحلة الثانية تنقل الفاتورة من مستند تصدره وحدك إلى مستند تراه الهيئة: الفاتورة الضريبية تُعتمد قبل تسليمها، والمبسطة يُبلَّغ عنها خلال 24 ساعة، وكل ذلك بصيغة XML وختم تشفيري ورمز QR. ابدأ بمعرفة موجتك، واستكمل بيانات منشأتك وعملائك، ثم اربط نظامك ببوابة فاتورة برمز التفعيل واجتز فحوص الامتثال قبل الموعد. وللتعرف على تطبيق المبيعات الذي تصدر منه فواتيرك، زر تطبيق المبيعات.