1. الامتثال الضريبي في بلدك
هذا المعيار يسبق كل شيء، لأن الخطأ فيه يكلّف غرامات لا ميزات ناقصة. تحقق من:
- نسبة الضريبة في بلدك وإمكانية تعديلها عند تغييرها.
- الفاتورة الضريبية ببياناتها المطلوبة: الرقم الضريبي، والتسلسل، والعملة. راجع الفاتورة الضريبية والمبسطة.
- إقرار الضريبة ببنود نموذج بلدك لا بأرقام عامة.
- الفوترة الإلكترونية حيث تُفرض:
| البلد | ما تسأل عنه |
|---|---|
| السعودية | الفوترة الإلكترونية «فاتورة»: المرحلة الأولى بدأت في 4 ديسمبر 2021 والمرحلة الثانية (الربط والتكامل) من 1 يناير 2023 على موجات. اسأل: هل البرنامج مربوط بالمرحلة الثانية؟ راجع دليل المرحلة الثانية. |
| مصر | منظومة الفاتورة الإلكترونية للتعاملات بين الشركات، ومنظومة الإيصال الإلكتروني لمبيعات الأفراد. اسأل: هل يرسل البرنامج إلى المنظومة؟ راجع دليل المنظومة. |
| الإمارات | نظام الفوترة الإلكترونية يبدأ إلزاميًا من 1 يناير 2027 للإيرادات من 50 مليون درهم فأكثر، ومن 1 يوليو 2027 لمن هم أقل، عبر مزوّدي خدمة معتمدين. راجع دليل ضريبة الإمارات. |
اطلب الإجابة كتابيًا وبعرض عملي، فعبارة «متوافق» وحدها لا تكفي.
2. العربية وتفاصيل بلدك
واجهة عربية كاملة من اليمين إلى اليسار، وفواتير وتقارير مطبوعة بالعربية أو باللغتين، ومصطلحات مألوفة في سوقك. جرّب طباعة فاتورة وكشف حساب عميل قبل أن تقرر.
عملتك وتفاصيل بلدك
العملة المحلية وعدد خاناتها العشرية (ثلاث خانات في الدينار الكويتي مثلًا)، وأيام العطلة الأسبوعية، وقواعد العمل والتأمينات إن احتجت الرواتب.
3. السحابة والجوال
البرنامج السحابي يعمل من أي مكان دون خادم في مكتبك ويُحدَّث تلقائيًا. اسأل: هل يعمل على الجوال؟ وماذا يحدث إذا انقطع الإنترنت، خصوصًا في نقطة البيع؟
وقارن بين البرنامج السحابي والبرنامج المثبت على جهاز: المثبت يحتاج إلى من يتولى النسخ الاحتياطي والتحديث وحماية الجهاز، ويصعب الوصول إليه من خارج المكتب أو من فرع آخر. أما السحابي فتدفع له اشتراكًا دوريًا، فاحسب تكلفته على ثلاث سنوات مقابل تكلفة الأجهزة والصيانة.
4. المستخدمون والصلاحيات
- من يرى ماذا: البائع لا يحتاج إلى الأرباح، وأمين المخزن لا يحتاج إلى الرواتب.
- صلاحيات لكل شاشة، وقواعد موافقة على المستندات.
- سجل تعديلات يبيّن من غيّر ماذا ومتى.
- كيف يُحسب المستخدم في السعر.
5. التطبيقات التي يحتاجها نشاطك
| نشاطك | ما تحتاجه غالبًا |
|---|---|
| خدمات واستشارات | المحاسبة والمبيعات، وربما المشاريع وسجل الساعات |
| تجارة جملة أو تجزئة | المخزون والمشتريات، ونقطة البيع للمحلات |
| شركة فيها موظفون | الموارد البشرية والرواتب بقواعد بلدك، مثل التأمينات في السعودية ومكافأة نهاية الخدمة |
| أصول كثيرة | الأصول الثابتة والإهلاك |
الأفضل برنامج تبدأ فيه بما تحتاجه وتضيف الباقي لاحقًا دون نقل بياناتك.
6. نقل بياناتك وتصديرها
- الاستيراد: هل يمكن رفع العملاء والموردين والأصناف من Excel؟ وكيف تُسجَّل الأرصدة الافتتاحية؟
- التصدير: هل تصدّر بياناتك وتقاريرك في أي وقت؟
- بعد الإلغاء: هل تبقى بياناتك محفوظة؟ وإلى متى؟ اقرأ ذلك في سياسة الخصوصية.
7. الأمان
عزل بيانات كل شركة، واتصال مشفر (HTTPS)، وكلمات مرور قوية مع إيقاف الدخول بعد محاولات خاطئة، وانتهاء الجلسة، ونسخ احتياطية دورية، وتأكيد كلمة المرور للعمليات الحساسة كتغيير الصلاحيات والتصدير.
8. وضوح الأسعار
| اسأل | لماذا |
|---|---|
| شهري أم سنوي؟ وكم الفرق؟ | السنوي أرخص عادةً لكنه التزام أطول |
| هل السعر شامل الضريبة؟ | لتعرف التكلفة الفعلية |
| من يُحسب مستخدمًا؟ | قد يرتفع السعر مع نمو الفريق |
| ما الذي يُدفع إضافيًا؟ | التطبيقات، والربط بالفوترة الإلكترونية، والإعداد والتدريب |
| تجربة مجانية؟ سياسة استرداد مكتوبة؟ | لتجرّب دون مخاطرة |
| ماذا يحدث إن تأخرت في التجديد؟ | هل تُحذف البيانات أم يتوقف الدخول فقط؟ |
9. الدعم والتدريب
دعم بالعربية، ووقت رد واضح، ومركز مساعدة ومقاطع شرح، وإمكانية مساعدة في الإعداد الأول.
10. سهولة الاستخدام
البرنامج الذي لا يستخدمه فريقك بسهولة سيعود إلى جداول Excel خلال أشهر. لاحظ أثناء التجربة: كم خطوة تحتاجها فاتورة عادية؟ هل يجد البائع الصنف بسرعة بالاسم أو الباركود؟ هل تفهم التقارير دون شرح؟ وهل توجد اختصارات على الجوال لأكثر ما تفعله يوميًا، مثل فاتورة جديدة أو سند قبض أو مصروف؟
كيف تقارن عمليًا
- اكتب احتياجاتك قبل مشاهدة أي عرض.
- قلّص الخيارات إلى اثنين أو ثلاثة.
- جرّب كل برنامج على بياناتك الحقيقية في فترة التجربة: أصدر فاتورة، وسجّل مشتريات، واستخرج إقرار الضريبة.
- أعطِ كل معيار وزنًا ودرجة من 1 إلى 5 (الامتثال الضريبي أعلى وزن).
- قرر بناءً على الدرجات لا على الانطباع الأول.
أسئلة تطرحها في العرض التجريبي
- أرني إصدار فاتورة ضريبية بعملتي ونسبة ضريبة بلدي، ثم مرتجعًا عليها.
- أرني إقرار الضريبة لشهر تجريبي، وكيف أطابقه مع الدفاتر.
- كيف أمنع البائع من رؤية التكلفة والأرباح؟
- كيف أرفع أصنافي وعملائي من ملف Excel؟
- ماذا يحدث لبياناتي إن أوقفت الاشتراك؟ وكيف أصدّرها؟
- ما وقت الرد في الدعم، وبأي لغة؟
أخطاء شائعة عند الاختيار
- الاختيار بالسعر وحده: البرنامج الأرخص قد يكلّفك أكثر في الوقت والتصحيحات.
- شراء ميزات لا تحتاجها بدل البدء بالأساس والتوسع لاحقًا.
- عدم إشراك المحاسب الذي سيعمل على البرنامج يوميًا.
- تأجيل نقل البيانات حتى منتصف السنة المالية؛ الأسهل أن تبدأ مع بداية فترة.
الخلاصة
ابدأ بالامتثال الضريبي والفوترة الإلكترونية في بلدك، ثم العربية والسحابة والصلاحيات والتطبيقات التي يحتاجها نشاطك، ولا تتجاهل التصدير والأمان ووضوح الأسعار والدعم. جرّب على بياناتك قبل الالتزام، واطلب الإجابات المهمة كتابيًا.